Como declarar a RAIS? Prazo, Programa

Veja como declarar a RAIS, programa GDRAIS, prazos para entregar e tudo mais sobre como fazer a declaração da Relação Anual de Informações Sociais. Confira

A fim de promover a obtenção de dados mais concisos à administração pública, a RAIS é um documento obrigatório.

Com o intuito de otimizar a obtenção de dados por parte das instituições ligadas ao sistema trabalhista, criou-se a RAIS. Além disso, o documento que foi instituído pelo Decreto número 76.900, de 23/12/75 ainda colabora com:

• Elaboração de estatísticas diretamente relacionadas com órgãos responsáveis pela gestão da atividade trabalhista nacional
• Promove a circulação de informações referentes ao atual cenário do mercado trabalhista ao governo

Com estas informações, o governo consegue exercer maior controle e tapar eventuais lacunas nos sistemas:

• Legislativo trabalhista
• De controle e cadastro do FGTS
• De fundos do INSS
• Estatísticos, baseados nos dados obtidos
• Do PIS/PASEP

Quem deve declarar a RAIS

Todos os empregadores que possuem registro junto ao CNPJ deverão declarar a RAIS, pois mesmo que não tenha efetuado contratações.

Para o caso de não terem contado com colaboradores no último ano-base, a empresa deverá apresentar a declaração negativa.

O empresário que possua registro como MEI também deverá apresentar a declaração, caso disponha de funcionário. Entretanto, estará isento da obrigação de declarar a RAIS negativa.

A fim de se evitar dúvidas quanto aos subordinados à obrigação de apresentar a RAIS, segue o rol:

• Todos aqueles inscritos no CNPJ, inclusive MEI (salvo se não registrou funcionário no ano-base), que atuam sob regime celetista (CLT)
• Cartórios
• Empregadores pessoa física, urbano ou rural
• Órgãos da administração pública
• Condomínios e sociedades civis
• Qualquer forma de extensão da matriz estabelecida no país que esteja instalada no exterior

Há ainda os casos que estão excluídos da obrigação de compor a RAIS. Assim, seguem as exceções:

• Autônomos e eventuais
• Políticos, salvo se receberam vencimentos do órgão de origem
• Estagiários
• Empregados domésticos
• Cooperados

Importante ressaltar que para as declarações da RAIS em 2019, o ano-base será 2018. Portanto, as contratações consideradas são a do ano anterior.

Como transmitir a RAIS

A transmissão da RAIS é feita exclusivamente online. Para isto, você deverá efetuar os downloads dos layouts disponíveis no portal da RAIS.

Além disso, deverá ainda baixar o programa GDRAIS, sendo esse imprescindível para que se efetue a transmissão da declaração.

Baixado os programas e layouts, o próximo passo é realizar o preenchimento da declaração com os dados dos funcionários.

Após, salve o arquivo em seu computador. Depois, abra o GDRAIS e faça transmissão utilizando a função “Gravar declaração” ou “Transmitir declaração”.

Todos os procedimentos de declaração da RAIS devem ser feitos dentro dos prazos estabelecidos pelo governo. Para o caso de RAIS sem contratações, basta que preencha o formulário da declaração negativa no próprio do portal.

A RAIS negativa também deve ser declarada dentro do prazo. Já as empresas que encerraram ou pretendem encerrar suas atividades em 2019, podem antecipar a RAIS.

Assim, ficam isentas da obrigação para o ano seguinte. Para proceder, basta informar a data de encerramento no campo de destino no GDRAIS, assim como a data da demissão dos funcionários.

Feita a transmissão do arquivo, você receberá o protocolo de entrega da declaração. Também poderá realizar a impressão do protocolo pelo próprio GDRAIS. Para isso, o arquivo deve ser salvo no mesmo local onde foi gravada a declaração.

Após 5 dias úteis contados da entrega da declaração RAIS pelo sistema GDRAIS, você poderá acessar seu recibo. Para obter o recibo, o sistema irá lhe solicitar alguns dados constantes no protocolo, portanto mantenho-o arquivado.

Prazo de declaração da RAIS

O prazo para declaração da RAIS em 2019 referente ao fluxo de contratações ocorridas em 2018 é entre 18 de fevereiro a 05 de abril.

Neste ano, o prazo começou em período diferente dos anos anteriores e isso provocou muitas dúvidas e preocupações, mas agora já foi definido e o empregador tem a obrigação de fazer a declaração da RAIS através do programa GDRAIS2018.

A entrega da RAIS dentro do prazo legal está isenta de tarifas.

É imprescindível que os prazos sejam cumpridos para que a empresa não seja submetida as penalidades. Por isso, fique atento ao portal da RAIS, pois em breve deve ser atualizado pelo governo.

Prazo de entrega das informações

INÍCIO – 18 de fevereiro de 2019
TÉRMINO – 05 de abril de 2019

Penalidades da RAIS

O empregador ou empresa que não atender o prazo para declaração da RAIS ficará submetido à multa. Também será imposta a mesma penalidade para aquele que apresentar falsas informações no preenchimento da declaração.

Isso porque todas as informações constantes na RAIS impactam diretamente na gestão pública do sistema trabalhista.

Além disso, o documento também tem influência no recebimento do PIS/PASEP pelo trabalhador. Caso o empregado seja lesado, ele poderá buscar reparação de danos junto ao sistema judiciário.

A penalidade para o empregador que não entregar a RAIS no prazo, ainda que seja negativa, é de R$ 425,64. Esta multa é aumentada em R$ 106,40 a cada 2 meses de atraso. Em caso de auto de infração, a multa ainda pode ser acrescida de forma proporcional em relação ao valor máximo:

• 0% a 4%: 0 a 25 empregados
• 5% a 8%: 26 a 50 empregados
• 9% a 12%: 51 a 100 empregados
• 13% a16,0%: 101 a 500 empregados
• 17% a 20%: mais de 500 empregados.

Outros valores são:

• Para o empregador que declarar a RAIS com informações falsas ou inexatas, a multa inicial é de R$ 425,64.
• Poderá haver o acréscimo de R$ 26,60 para cada falsa informação identificada na declaração.

Importante destacar que o pagamento da multa não isentará o empregador da obrigação de apresentar a declaração RAIS.